Arkivpan - Stord kommune

 

Arkivplan for Stord kommune

Kjære brukar

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid  (Arkivlova § 6)

Formål

Arkivplanen skal vera reiskap for å sikra at arkivdanninga skjer i tråd med gjeldande lover og forskrifter. Arkivplanen gir retningsliner for handsaming av dokument og dokumentproduksjon. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene. Arkivplanen er ikkje berre reiskap for arkivtenesta, men alle tilsette i Stord kommune som handterer dokument.

Heimelsgrunnlag

Offentlege organ pliktar å ha ajourført arkivplan (jf Arkivforskrifta § 2-2). Arkivplanen skal vise:

  • kva arkivet omfattar, dvs. kva papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet
  • korleis arkivet er organisert, dvs. korleis arkivmaterialet er ordna og strukturert og korleis det er oppstilt
  • kva instruksar og reglar som gjeld for arkivarbeidet, dvs. ei oversikt over gjeldande lov- og regelverk samt interne instruksar

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

  • ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
  • det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
  • ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
  • kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
  • det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
  • det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
  • kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivansvar

Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova overordna ansvaret for kommunen sine arkiv. Arkivleiar har det daglege ansvar for arkivtenesta.
Arkivleiar skal ha melding om endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om følgjene for arkivet.

Som rådmann i Stord kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg inn i og følgja retningslinene i arkivplanen. 
Alle brukarar kan gi tilbakemelding på informasjon i arkivplanen. Kontakt arkivleiar elin.ravnskog@stord.kommune.no

Stord kommune, 25. januar 2016

Magnus Mjør
rådmann