Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling arkivpersonale, leiarar og sakshandsamarar

Arkivpersonale sitt ansvar

> journalføring

  • Registrera og journalføra inngåande post i ephorte
  • Kvalitetsikra og journalføra inngåande post oppretta av sakshandsamar (status S)
  • Kvalitetsikra og journalføra utgåande post og andre eigenproduserte dokument med status F/E

> arkivering

  • Oppretta nye arkivsaker i samband med postregistrering
  • Kvalitetsikra saker oppretta av sakshandsamar (status R), påføra arkivkode mm
  • Bevaringsvurdera nyoppretta saker
  • Vurdera sakstittel i høve utvikling i saka, evt justera klassering, bevaring
  • Vurdera om det er aktuelt å lenka saker
  • Avslutta saker

> innsyn, utlån

  • Ekspedera innsynskrav i all offentleg post
  • Henta fram dokumentasjon etter førespurnad frå sakshandamar

 

Sakshandsamar sitt ansvar

  • All dokumentproduksjon skal skje i ephorte eller eit fagsystem
  • Ha oversikt over saksmapper som er til handsaming
  • Avslutte saksmapper som er ferdighandsama (ephorte: Marker som ferdig)
  • Importra epost til ephorte evt vidaresenda til post@stord.kommune.no
  • Levera personleg adressert papirpost til Dokumentsenteret for registreringing/skanning
  • Sakshandsamar kan oppretta inngåande post sjølv om det hastar med å gje svar
  • Innregistrert post som vert levert til skanning, skal vera påført løpenr
  • Kontrollera om offentlegvurderinga er rett
  • Avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
  • For papirbaserte arkivdelar: Levera papirkopi av eigenproduserte dokument til arkivet

 

Leiar sitt ansvar

  • Gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamer
  • Utføra offentlegvurdering
  • Sjå til at restanselister vert følgd opp
  • Vektlegga krav til dokumentasjon av all sakshandsaming
Laster...